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4 principaux pièges à éviter en incorporation

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L’incorporation comporte son lot de rouages et de subtilités. Pour que le processus d’incorporation de votre entreprise se déroule comme sur des roulettes, évitez de tomber dans les principaux pièges suivants!

Impulsivité et mauvaise planification

Ne précipitez pas votre processus d’incorporation! Bien que la perspective de devenir « Président » d’une société puisse paraître « glamour », il n’est pas toujours nécessaire de s’incorporer pour être en affaires.

Plusieurs formes d’entreprises existent et comportent leurs avantages propres. De plus, il y a plusieurs autres formes de société tel que la coopérative, la société en commandite et la société en nom collectif. Si vous vous précipitez sur le premier site internet pour commander une incorporation « en ligne » sans consulter un professionnel en la matière, il est possible que vous commettiez ainsi une erreur qui sera dispendieuse pour vous ou votre entreprise à long terme.

Par ailleurs, lorsqu’une société par actions est constituée, il n’est pas toujours possible de corriger simplement les erreurs commises en raison de son statut d’entité juridique distincte. Par exemple, il n’est pas possible de mettre fin à une société par actions sans avoir à accomplir une démarche pour laquelle vous aurez à verser des honoraires à un avocat ou un notaire en plus du paiement de droits auprès des autorités visées. De même, dans l’éventualité d’un mauvais choix entre une société fédérale ou provinciale, une « continuation » dans la juridiction appropriée peut être effectuée, mais encore une fois, il s’agit d’une démarche pour laquelle vous aurez à verser des honoraires et encourir des frais.

Oublier d’assurer la pérennité de l‘entreprise

Si vous songez à l’incorporation, c’est que vous croyez en votre projet d’entreprise. Vous voulez voir votre compagnie croître et prospérer. Normalement, c’est un projet à long terme qui nécessite d’assurer ce qu’on appelle la « pérennité de l’entreprise ». Pour y arriver, il faut que l’entreprise soit bâtie sur des assises solides et soit organisée pour faire face à des modifications ou aléas qui, somme toutes, dans la vie d’une société, sont assez prévisibles pour un avocat ou notaire d’affaires.

Ainsi, il est important que vous soyez accompagné d’avocats et de notaires spécialisés en droit des affaires qui sauront mettre leur expertise au service de votre compagnie afin de vous assister à élaborer la structure, la régie interne et préparer la documentation juridique nécessaire afin d’assurer la stabilité de votre entreprise durant toute sa vie.

Ces personnes-ressources représentent donc un investissement dans votre compagnie et un gage de réussite afin qu’elle soit déjà prête pour la relève, un décès, une invalidité, une maladie, un investissement important, une baisse du chiffre d’affaire, un changement dans l’actionnariat ou un conflit. L’équipe de Décarie Avocats peut vous assister à la préparation de ce qu’on appelle les 4 contrats capitaux, soit les piliers sur lesquels fonder solidement votre entreprise.

Surestimer la responsabilité limitée des actionnaires

La responsabilité limitée des actionnaires est l’un des avantages principaux de l’incorporation. C’est ce qu’on appelle le « voile corporatif ».

En effet, une compagnie possède sa propre personnalité juridique, distincte de celle des actionnaires. Les actionnaires ne sont donc pas tenus responsables des actes ou obligations de la société par actions, sous réserve de certaines exceptions.

La levée du voile corporatif est possible dans certains cas afin de rendre les agissements de la compagnie imputables à un ou des actionnaires. De plus, il est possible qu’un prêteur demande aux actionnaires de cautionner une dette de la compagnie, ce qui les rendra responsables personnellement de cette dette.

Ainsi, même si le voile corporatif peut protéger votre responsabilité personnelle dans certains cas, vous devez savoir que vous pouvez tout de même être tenu responsable de certains actes, comme dans des cas de fraude ou de négligence par exemple. Notamment, il est important de savoir que les administrateurs des sociétés sont responsables du paiement de la TPS et de la TVQ ainsi que des déductions à la sources aux autorités fiscales en cas de non-paiement par la société.

Sous-estimer l’importance de la tenue des registres et livres de société

La société étant une création artificielle, elle agit par l’intermédiaire de « résolutions » qui constatent ses décisions. Les résolutions sont donc des documents précieux dont la mise à jour et la conservation s’imposent de façon rigoureuse.

Par ailleurs, la société doit veiller à la mise à jour annuelle des registres gouvernementaux et assurer la tenue d’une assemblée annuelle des actionnaires.

Si vous faites défaut de produire votre déclaration annuelle pendant deux années consécutives, pour une société fédérale, Corporations Canada dissout tout simplement la société. Vous devrez donc réactiver votre compagnie, ce qui engendrera des frais.

Pour une société provinciale (Québec), si votre déclaration annuelle n’est pas déposée pendant deux années consécutives, votre entreprise sera radiée du registre des entreprises du Québec et vous ne serez plus autorisée à faire affaires au Québec.

Ainsi, il est important de prévoir non seulement la conservation mais également la mise à jour de vos livres de procès-verbaux et des registres gouvernementaux.

Avant de compromettre la survie de votre entreprise sur le long terme, laissez notre équipe d’avocats d’affaires vous donner un précieux coup de main relativement à tous les aspects discutés ci-dessus. Contactez-nous!

 

Par Me Sophie-Anne Décarie