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Les 6 étapes d’une incorporation réussie signée Décarie

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Vous avez un projet d’entreprise qui vous anime et que vous désirez à tout prix mettre à exécution? L’incorporation, qui comporte plusieurs avantages, peut être une bonne voie pour vous! Mais pour qu’une incorporation soit réussie, il y a des étapes essentielles qu’il ne faut surtout pas négliger. Sans elles, vous risquez de commettre des erreurs, de tomber dans des pièges ou d’oublier des éléments pertinents qui pourraient s’avérer dispendieux. Voici les 6 étapes d’une incorporation réussie: 

  1. Choisir la bonne juridiction

Oui! C’est la toute première des étapes d’une incorporation et un choix s’impose déjà à vous, soit celui d’incorporer votre entreprise au provincial ou au fédéral.

En effet, une compagnie incorporée au Québec sera régie par la Loi sur les sociétés par actions du Québec (LSAQ), tandis que cette même compagnie, incorporée au fédéral, sera régie par la Loi canadienne sur les sociétés par actions (LCSA).

Ce choix est très important puisqu’il dictera le fonctionnement de votre compagnie, en plus de ses droits, obligations ainsi que certaines de ses limitations. Une consultation avec les avocats ou les notaires spécialisés en droit des affaires de Décarie Avocats Notaires vous permettra de faire un choix judicieux et éclairé à ce niveau.

  1. Choisir un nom pour votre compagnie

Le choix d’une dénomination sociale n’est pas obligatoire, mais il s’agit d’une étape par laquelle la plupart des entrepreneurs décide de passer. Si vous ne déterminez pas de nom pour votre compagnie, un numéro servant de dénomination sociale lui sera attribué (ex. 12345678 Canada Inc ou 1234-5678 Quebec Inc).

Le nom de votre compagnie doit se distinguer des autres entreprises canadiennes en ce sens qu’il ne doit pas tromper ou ressembler à une dénomination sociale déjà utilisée. Pour vérifier le tout, vous devez effectuer une recherche de dénominations Nuans confirmant la possibilité d’utiliser un certain nom. Cette recherche sera valide pour une période de 90 jours.

  1. Préparer et déposer des statuts constitutifs

À la troisième des étapes d’une incorporation, on s’aventure dans les détails plus techniques! La préparation des statuts constitutifs est cruciale dans le processus, car c’est à ce moment que vous déterminez la structure de votre compagnie. Ces statuts contiennent des informations primordiales tels que la structure du capital-actions ainsi que le nombre d’administrateurs.

Le dépôt des statuts peut s’effectuer dans l’une ou l’autre des deux langues officielles, ou bien encore dans les deux.

Sachez qu’il vous sera toujours possible de faire des changements à la suite du dépôt des statuts, mais certaines formalités seront toutefois requises. En plus des honoraires pour la modification, toute modification entraînera des frais de 200$ et sera sujette au dépôt de clauses modificatrices. Pour vous assurer que vos statuts constitutifs soient bien rédigés et qu’ils ne contiennent pas d’ambiguïtés, la préparation des statuts constitutifs devrait être effectuée sur mesure, par un avocat ou un notaire spécialisé en droit des affaires.

  1. Déposer les formulaires appropriés et payer les frais

Pour obtenir le certificat de constitution de la société, vous devez déposer les formulaires appropriés à Corporations Canada ou au Registraire des entreprises du Québec. C’est également à ce moment que vous devez payer les frais de dépôt de votre demande.

Si vous prévoyez faire affaire au Québec avec votre compagnie fédérale, vous devez également l’immatriculer auprès du Registraire des Entreprises du Québec.

  1. Patienter pendant le traitement de votre demande

Vous avez peu ou pas de contrôle à ce point-ci. La balle est dans le camp des autorités qui vérifieront si le nom et les statuts constitutifs proposés pour votre entreprise sont acceptables. Pour le traitement de votre demande, il est important que les frais aient été payés, sans quoi votre demande sera considérée comme incomplète.

Par ailleurs, même si votre demande est complète, il est toujours possible que les autorités vous demandent de l’information additionnelle sur votre société, tel que des renseignements sur la dénomination sociale ou la structure de votre entreprise.

Enfin, si votre demande est jugée complète et satisfaisante, Corporations Canada (si votre demande est pour une société fédérale) ou le Registraire des entreprises (si votre société est provinciale) vous remet votre certificat de constitution et votre compagnie est constituée rétroactivement à la date de réception des statuts et des frais de dépôt.  

  1. Faire les résolutions d’organisation, l’émission des actions et le livre de procès-verbaux

Une fois que votre société par actions est constituée, l’organisation de votre compagnie n’est toutefois pas terminée! À la sixième des étapes d’une incorporation, il est nécessaire de préparer les résolutions d’organisation interne de la société qui prévoiront notamment :

  • Le choix du siège social
  • La souscription et l’émission des actions
  • Le paiement des actions
  • La nomination des administrateurs et dirigeants
  • L’adoption de règlement de régie interne
  • L’adoption d’une résolution bancaire
  • La nomination d’un conseiller juridique
  • La nomination d’un comptable ou vérificateur
  • La préparation des registres internes et du livre de procès-verbaux

Comme vous le voyez, l’incorporation d’une société est un processus qui comporte son lot d’étapes dans lesquelles il est facile de se perdre. L’équipe d’avocats et de notaires en droit des affaires de Décarie Avocats  est là pour vous accompagner dans votre projet et contribuer à son succès! Contactez-nous!

 

Par Me Sophie-Anne Décarie